La présente Politique et pratiques en matière de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») fait partie de notre programme de gestion des renseignements personnels, dont le suivi et la surveillance ont été confiés à un Responsable de la protection des renseignements personnels. La Politique vise à décrire les moyens par lesquels THERMOLEC LTÉE (ci-après « THERMOLEC », « NOUS » ou « NOTRE ») s'assure que votre vie privée et vos renseignements personnels sont protégés en tout temps.
NOUS pouvons être amenés à recueillir certains renseignements personnels vous concernant lorsque NOUS devons respecter des devoirs ou des obligations légales liés à l'emploi, à la sécurité ou à tout autre paramètre. Afin de respecter votre vie privée et de nous conformer au cadre législatif élaboré à cet égard, NOUS appliquons avec grand soin et prudence les principes de gestion, de confidentialité et de non-divulgation énoncés dans la présente Politique.
Aux fins de la présente Politique, un « renseignement personnel » désigne tout renseignement qui, pris isolément ou combiné à d'autres renseignements, permet d'identifier une personne physique. Aucun renseignement d'affaires ne peut être assimilé à un renseignement personnel. Ainsi, votre nom, votre titre, vos coordonnées professionnelles, votre adresse de courriel professionnelle et votre numéro de téléphone au bureau sont tous exclus de la protection accordée aux renseignements personnels.
Tout utilisateur qui se connecte à distance à une application d'entreprise de THERMOLEC sera informé que ses données de connexion seront enregistrées et conservées à des fins de sécurité.
Selon les interactions avec l'entreprise, il se peut que NOUS n'ayons pas recueilli toutes les catégories de renseignements personnels énumérées ci-dessous au sujet de chaque employé. Toutefois, l'entreprise peut, lorsque cela est nécessaire, recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes :
NOUS recueillons et recevons des renseignements personnels :
Afin de nous assurer que vous possédez les compétences, l'expertise et l'expérience requises pour le poste que vous postulez, NOUS vous demanderons de fournir des références que vous devez NOUS autoriser à contacter. NOUS pouvons également recueillir des renseignements personnels à partir de registres publics ainsi qu'auprès de tiers, dans ce dernier cas avec votre aimable permission.
À titre d'employeur, THERMOLEC doit recueillir vos renseignements personnels à des fins de gestion, afin de se conformer aux obligations fiscales, de maintenir à jour certaines approbations et certifications et de fournir des avantages sociaux aux employés en vertu de programmes gouvernementaux obligatoires.
NOUS pouvons utiliser les renseignements personnels des employés aux fins de l'exercice et du soutien des fonctions et activités des ressources humaines, y compris les usages décrits ci-dessous.
Gestion des ressources humaines : y compris la gestion administrative du personnel, l'organisation du travail et la gestion de carrière, le recrutement, la réalisation de vérifications des antécédents, les tests de dépistage de drogues, la détermination de l'aptitude à l'emploi ou à une promotion et la détermination de l'aptitude physique ou mentale au travail; l'administration de la paie et des avantages sociaux; le remboursement des dépenses; la détermination de l'admissibilité aux augmentations salariales, primes et autres rémunérations incitatives et leur traitement; la fourniture de références; la gestion et l'exploitation efficaces de notre entreprise (y compris l'accès aux installations et la gestion des présences, des absences, des congés et des vacances); la communication et la collaboration entre les membres de notre personnel; la gestion des dépenses et des déplacements; la formation; l'examen et l'évaluation du rendement; la gestion des élections professionnelles; la gestion des mesures disciplinaires, des griefs et des cessations d'emploi; la réception et l'examen des plaintes relatives à des activités illégales alléguées au moyen des canaux réguliers de signalement et d'information; le respect de nos droits; ainsi que l'attribution et la gestion des actifs de l'entreprise et des ressources humaines.
Assurer la continuité des affaires; protéger la santé et la sécurité de notre personnel et d'autrui; protéger, surveiller et entretenir notre infrastructure informatique, notre équipement de bureau, nos installations et nos autres biens; fournir un soutien technique; détecter ou prévenir le vol ou la fraude, ou les tentatives de vol ou de fraude; faciliter la communication avec les employés et les personnes désignées en cas d'urgence; la planification stratégique; le placement et l'identification de ressources telles que les employés de service sur le terrain et la gestion de projets; la constitution de pistes de vérification et d'autres outils de reddition de compte; la tenue de dossiers relatifs aux activités de l'entreprise, à la budgétisation et à la gestion financière; ainsi que la gestion des fusions, acquisitions, ventes, réorganisations ou cessions et l'intégration avec des partenaires d'affaires.
Exploiter et gérer les TI : y compris les systèmes et installations de communication et la surveillance de l'utilisation de ces ressources; la réalisation d'analyses de données; l'amélioration de nos services; contribuer à assurer la sécurité et l'intégrité, dans la mesure où l'utilisation des renseignements personnels est raisonnablement nécessaire et proportionnée à ces fins; le débogage visant à identifier et à corriger les erreurs qui nuisent aux fonctionnalités existantes prévues de nos appareils ou réseaux.
Se conformer aux exigences légales, telles que les obligations fiscales, de tenue de dossiers et de déclaration; la réalisation d'audits, la gestion et la résolution des questions de santé et de sécurité; le respect des demandes des autorités gouvernementales ou autres autorités publiques; la réponse aux procédures judiciaires telles que les assignations et les ordonnances des tribunaux; l'exercice de droits et de recours juridiques; la défense en cas de litige et la gestion des plaintes ou réclamations internes; la conduite d'enquêtes; ainsi que le respect des politiques et procédures internes.
Divers : certains usages transitoires de courte durée; la réalisation de recherches internes pour le développement et la démonstration technologiques; la réalisation d'activités visant à vérifier ou à maintenir la qualité ou la sécurité d'un service ou d'un appareil détenu, fabriqué, fabriqué pour, ou contrôlé par nous, et à améliorer, mettre à niveau ou perfectionner ce service ou cet appareil.
NOUS utilisons les renseignements personnels relatifs aux personnes à contacter en cas d'urgence uniquement pour joindre la personne en cas d'urgence, et les renseignements personnels concernant les bénéficiaires pour gérer les avantages sociaux des employés.
NOUS communiquons généralement les catégories de renseignements personnels que NOUS recueillons aux catégories d'entités suivantes à des fins d'affaires ou commerciales, telles que décrites à la section « Pourquoi nous recueillons des renseignements personnels » ci-dessus. NOUS pouvons communiquer des renseignements personnels aux catégories de personnes ci-dessous qui peuvent être situées à l'extérieur du Canada. Si vous résidez au Québec, NOUS pouvons transférer des renseignements personnels aux catégories de personnes ci-dessous qui peuvent être situées à l'extérieur du Québec :
Chaque fois que des renseignements vous concernant doivent être transmis ou autrement communiqués à des tiers, lorsque cela est requis, NOUS chercherons et obtiendrons votre consentement avant d'aller plus loin.
Vos renseignements personnels peuvent être transférés et conservés à l'extérieur du Québec, y compris dans d'autres provinces du Canada et aux États-Unis. Avant un tel transfert, THERMOLEC réalisera une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, afin de s'assurer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate. Cela signifie que vos données peuvent être assujetties aux lois d'autres territoires, lesquelles peuvent ne pas offrir le même niveau de protection qu'au Québec. NOUS ne ferons appel qu'à des sous-traitants tiers disposant de mesures de sécurité adéquates et NOUS conclurons des ententes écrites qui encadrent la protection de vos renseignements personnels.
Toute collecte de renseignements personnels doit être strictement limitée aux données dont THERMOLEC a absolument besoin pour créer, gérer et tenir à jour adéquatement votre dossier d'employé et pour assurer l'intégrité, la sûreté et la sécurité de ses systèmes en ligne et services Web. Aucun de vos renseignements personnels ne sera jamais communiqué à des tiers, sauf lorsque la loi applicable le permet, sans votre consentement écrit explicite.
NOUS conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les activités de traitement décrites dans la présente Politique, y compris, sans s'y limiter, l'administration de la relation d'emploi, l'efficacité des opérations d'affaires, le respect des lois, règlements et règles applicables et des demandes des organismes d'application de la loi ou d'autres organismes gouvernementaux pertinents, ainsi que la protection de nos droits, biens ou sécurité et de ceux de nos employés, partenaires d'affaires et clients, de même que des droits, biens et sécurité d'autrui.
NOUS pouvons conserver des renseignements personnels pendant une période plus longue si une période de conservation plus longue est exigée ou permise par la loi applicable, ainsi que par nos exigences et politiques de conservation des dossiers. Par exemple, NOUS pouvons conserver des renseignements personnels pendant des périodes plus longues, notamment pour mener nos opérations de ressources humaines, résoudre des différends, établir des moyens de défense juridiques, réaliser des audits, poursuivre des fins d'affaires légitimes, faire respecter nos ententes ou nous conformer aux lois applicables, ou sur la base d'autres critères, y compris, sans s'y limiter, la sensibilité et le volume de ces données.
Dans des circonstances particulières, NOUS pouvons également conserver des renseignements personnels pendant des périodes plus longues afin de disposer d'un dossier exact des rapports d'un employé avec nous en cas de plaintes ou de contestations.
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, THERMOLEC a établi des politiques et pratiques de gouvernance à l'égard des renseignements personnels qui assurent leur protection tout au long de leur cycle de vie. Ces politiques encadrent la conservation et la destruction des renseignements personnels, définissent les rôles et responsabilités des membres de notre personnel et établissent un processus de traitement des plaintes.
Afin d'assurer la sécurité des renseignements personnels et de prévenir tout :
NOUS avons conçu et mis en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
À titre d'employé au Québec, vous disposez de droits particuliers concernant vos renseignements personnels :
Accès et rectification : Vous avez le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que NOUS détenons à votre sujet, y compris les catégories de renseignements, les sources auprès desquelles ils ont été recueillis, les fins auxquelles ils sont utilisés et les catégories de tiers auxquels ils sont communiqués. Si des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de demander que NOUS les rectifiions.
Droit de retirer le consentement : Vous avez le droit de retirer votre consentement à l'utilisation, à la collecte ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et moyennant un préavis raisonnable. NOUS vous informerons des conséquences probables d'un tel retrait.
Droit à la portabilité des données : Vous pouvez demander une copie des renseignements personnels informatisés que NOUS avons recueillis directement auprès de vous, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Décision automatisée : NOUS n'utilisons pas actuellement de systèmes automatisés pour prendre des décisions concernant les employés. Si cela devait changer à l'avenir, NOUS vous en informerons au préalable. Vous avez le droit d'être informé lorsqu'une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, d'obtenir des renseignements sur les principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision et de demander qu'un membre de notre personnel révise une telle décision.
Droit à la désindexation : Vous avez le droit de demander que NOUS cessions de diffuser vos renseignements personnels ou que NOUS désindexions tout hyperlien associé à votre nom donnant accès à ces renseignements, si la diffusion cause un préjudice sérieux à votre réputation ou à votre vie privée, ou contrevient à la loi ou à une ordonnance d'un tribunal.
Délai de réponse : Sur réception d'une demande d'accès, de rectification ou d'exercice de l'un des droits ci-dessus, NOUS répondrons dans les trente (30) jours de la réception.
Pour exercer l'un de ces droits, veuillez soumettre votre demande par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels identifié ci-dessous. Un employé peut être tenu de prouver son identité avant que des renseignements ne soient communiqués.
| Nom | Markens Duvestil |
|---|---|
| Titre | Responsable de la protection des renseignements personnels |
| Courriel | confidentialite@thermolec.com |
| Téléphone | 514 336-9025, poste 234 |
| Adresse | 2060 boulevard Lucien-Thimens, Ville St-Laurent (Québec) H4R 1L1 |
La présente Politique peut être modifiée à tout moment afin de refléter adéquatement les changements législatifs ou les besoins d'affaires courants de THERMOLEC. Si des modifications importantes sont apportées aux dispositions de la Politique, des avis à cet effet seront publiés sur notre site Web. Les changements jugés mineurs ou par ailleurs non substantiels seront simplement intégrés et publiés dans la version mise à jour de la Politique. Les employés sont encouragés à consulter la dernière version de la Politique en ligne afin de disposer de renseignements à jour sur les pratiques de THERMOLEC en matière de protection des renseignements personnels.
Date : 8 juillet, 2026
SIèGE SOCIAL
2060 Lucien Thimens
Montreal, Quebec
H4R 1L1
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